Spesso gli operatori sanitari sono affaticati dalla gestione degli allarmi, ma il giusto approccio organizzativo può fare la differenza in termini di svolgimento del lavoro da parte degli operatori sanitari e di miglioramento dell’esperienza del paziente; commenta il tema Francesco Deventi, Sales Director di Ascom UMS.
Se guardiamo al settore sanitario oggi possiamo dire che la tecnologia ha migliorato notevolmente le modalità di gestione dell’assistenza ai pazienti e che uno dei progressi più significativi apportati negli ultimi anni in questo senso è stata l’integrazione degli allarmi nei sistemi di chiamata infermieri. Parliamo di allarmi che vengono attivati da sensori e altre apparecchiature mediche per avvisare il personale di potenziali problemi.
Con l’aumento del numero di questi allarmi è aumentato anche il problema del cosiddetto “affaticamento da allarme”, di cui è vittima il personale che ne rimane spesso sopraffatto. Il rischio è che vengano ignorati allarmi importanti per colpa del susseguirsi di falsi allarmi o di allarmi attivati per errore. Questo non solo mette a dura prova l’ambiente di lavoro, ma mette anche a rischio la qualità dell’assistenza ai pazienti.
Una migliore gestione degli allarmi nei reparti di cura è possibile con il giusto approccio e l’adozione di una tecnologia di gestione degli allarmi più intelligente. L’uso dell’analisi dei dati per determinare quali sono gli allarmi importanti e garantire che essi raggiungano la persona giusta al momento giusto, riduce lo stress e “l’affaticamento da allarme” e può aumentare la produttività di infermieri e medici.
L’implementazione dei moderni sistemi richiede un approccio in diverse fasi.
1. Scansione dei processi di lavoro e definizione delle criticità
Il primo passo consiste proprio nell’identificare l’esistenza effettiva di un problema di “affaticamento da allarme”, intervistando esperti clinici e osservando il personale nei reparti. Solamente in questo modo possiamo determinare i punti critici e quali sono gli allarmi rilevanti e quali no.
Ci si può così rendere conto che forse i falsi allarmi sono più comuni a causa di specifici tipi di apparecchiature o che forse ci sono alcuni momenti del turno in cui scattano più allarmi contemporaneamente; anche l’osservazione di come il personale risponde agli allarmi e con quale rapidità, può fornire informazioni preziose. Molto spesso i medici non sono consapevoli dei problemi presenti nel loro ambiente semplicemente perché hanno sviluppato una sorta di abitudine a gestire tali problemi.
2. Utilizzo di intuizioni guidate dai dati
I fornitori di servizi e soluzioni per il mercato sanitario, in particolare in ambito tecnologia di gestione degli allarmi, devono perseguire il cosiddetto “Quadruple Aim”: migliore esperienza del paziente, migliore esperienza del personale clinico, miglioramento dei risultati e riduzione dei costi.
Una migliore gestione degli allarmi può migliorare tutte e quattro le aree. Può garantire ai pazienti più tempo a tu per tu con il personale clinico che risponde agli allarmi e alle priorità e, in ultima analisi, può liberare risorse aiutando a dimettere i pazienti più rapidamente. Raccogliere dati su quanti allarmi vengono attivati, con quale frequenza e come vengono risolti, servirà anche come base per misurare i miglioramenti ottenuti e fare valutazioni strategiche.
3. Definizione degli obiettivi
Utilizzare i dati raccolti può aiutare a definire gli obiettivi e a progettare e valutare diversi scenari di implementazione di una serie di allarmi. Questo aiuta a determinare quali allarmi possono essere filtrati e a stimare gli effetti sui carichi di lavoro senza impattare sulla sicurezza dei pazienti.
Alcuni allarmi spesso vengono attivati a causa del verificarsi di situazioni che in realtà si risolverebbero da sole senza l’assistenza di un infermiere (se, ad esempio, un paziente potesse attivare un sensore in modo autonomo con uno specifico movimento e farlo cessare una volta terminato il movimento lo stesso). La soluzione per simili criticità risiede in alcune funzionalità delle moderne soluzioni che vanno a filtrare questo tipo di allarmi per garantire che né i pazienti né il personale vengano disturbati inutilmente.
4. Definizione di contenuti e responsabilità
Definire con precisione quali informazioni devono essere incluse nell’allarme, una volta attivato, è fondamentale. Può essere opportuno, in alcuni casi, includere i dati dell’elettrocardiogramma (ECG) o informazioni sulla quantità di farmaco rimasto nella pompa di infusione del paziente per poter intervenire di conseguenza. Nei reparti prenatali è spesso utile che un allarme includa un feed della telecamera, in modo che il personale clinico possa vedere immediatamente il bambino e valutarne le condizioni.
È inoltre necessario definire chi deve ricevere l’allarme in prima istanza e cosa deve succedere se lo specifico operatore non risponde entro un certo tempo. Un sistema efficace deve essere in grado di valutare ad esempio se l’alert debba essere inoltrato a un infermiere di fiducia o inviato a tutto il personale del reparto e il giusto approccio in questo senso dipende dall’organizzazione del reparto stesso, oltre che dalla gravità dell’allarme. Per ogni allarme viene prodotta, infatti, una scheda tecnica che viene presentata al reparto per garantire che funzioni come previsto.
5. Implementazione dell’impianto nei reparti
Una volta affrontati tutti gli step precedenti, è il momento dell’implementazione e introduzione nei reparti della tecnologia scelta.
Una volta installato il sistema scelto e fornita la giusta dotazione tecnica e formativa è essenziale affrontare con il personale clinico la cultura dell’”affaticamento da allarme” e far comprendere che una tecnologia di questo genere farà si che ci siano meno allarmi da gestire, ma che quelli che scattano non dovranno essere ignorati.
6. Valutazione dei risultati
Conclusa la fase di sperimentazione è opportuno valutare i risultati, che devono essere confrontati con i KPI che la struttura si è posta a monte della scelta di implementare un sistema di questo genere. Ad esempio, il carico cognitivo degli infermieri è stato ridotto? Il personale sanitario è meno sopraffatto dal numero di allarmi che scattano e dalla loro frequenza? Il nuovo sistema sta riducendo la pressione sulle risorse?
Naturalmente non è possibile ridurre tutti gli allarmi, ma averli ridotti dovrebbe aver dimostrato di aver avuto impatto sulla riduzione dell’affaticamento del personale e sull’aumento della sicurezza dei pazienti.
7. Monitoraggio continuo
Infine, è necessario monitorare il sistema su base continuativa, per garantire che continui a funzionare come previsto. Utilizzando i cruscotti di controllo il personale di reparto può vedere come funziona il sistema e regolarlo secondo le necessità. Nel corso del tempo si renderanno inevitabilmente necessarie anche delle modifiche. Ad esempio, gli allarmi potrebbero essere applicati a nuove situazioni o potrebbero essere introdotti nuovi dispositivi che quindi occorre far comunicare con gli allarmi.
La stanchezza da allarme è evidentemente un problema reale nel settore sanitario e mette a rischio sia il personale che i pazienti. Riteniamo che implementare un sistema di allarme medico silenzioso che utilizzi l’analisi dei dati possa contribuire ad assicurare l’attivazione dei soli allarmi più importanti e che questi raggiungano la persona giusta in modo tempestivo.
Seguire i sette passi sopra descritti può aiutare ad ottimizzare il modo in cui gli allarmi vengono gestiti nel reparto sanitario e migliorare di conseguenza la qualità dell’assistenza fornita ai pazienti.
