Sanità: provate a nominare un settore in cui l’importanza dell’eccellenza dei processi è maggiore. Avrete difficoltà.
Ogni decisione, ogni azione, ogni allocazione di personale o risorse ha un impatto diretto sui risultati dei pazienti. Nel momento in cui una persona si rivolge per la prima volta a un operatore sanitario, inizia il suo percorso di paziente. Il percorso del paziente è l’assistenza end-to-end che ogni persona riceve, dalla richiesta alla diagnosi al trattamento e oltre, lungo l’intero continuum di cura. La durata, la fluidità e il successo di questo percorso dipendono interamente dalla solidità e dalla connettività dei processi del fornitore.
Tuttavia, l’erogazione dell’assistenza sanitaria è complessa, multifunzionale, in evoluzione e in costante stato di eccesso di domanda, mettendo i processi costantemente sotto pressione. Storicamente, il modo di operare di molti ospedali e centri medici non è stato all’altezza della situazione. I processi, le tecnologie e i dati non si sono evoluti per affrontare le principali sfide del settore, come la maggiore complessità delle cure o l’aumento dei volumi dei pazienti. I diversi team o reparti hanno spesso una visibilità o una comprensione limitata dei processi e delle pressioni che gli altri devono affrontare. Questo limita il potenziale di esecuzione degli operatori sanitari e rende il percorso del paziente più lungo e difficile da percorrere di quanto dovrebbe.
Ma le cose hanno cominciato a cambiare. Numerosi fornitori di servizi sanitari stanno utilizzando la Process Intelligence per superare questa grande disconnessione. Stanno sbloccando le opportunità di miglioramento nascoste nei loro processi e stanno ottenendo informazioni dettagliate, trasversali e basate sui dati per rimodellare il percorso del paziente e migliorare i risultati. Si tratta di un approccio innovativo alla cura del paziente che ha dimostrato di fornire risultati impressionanti in tempi relativamente brevi.
Questi risultati si traducono in una maggiore efficacia, in un’ottimizzazione della spesa e, soprattutto, in un miglioramento del percorso del paziente, ed è su questi vantaggi che ci concentreremo.
Settore sanitario: I silos operativi e di dati limitano la visibilità
Prima di esplorare il modo in cui la Process Intelligence può avere un impatto sul percorso del paziente, vale la pena di soffermarsi sul motivo per cui è così trasformativa per il settore sanitario. Dopo tutto, l’applicazione di tecniche o tecnologie (che vengono utilizzate per creare la Process Intelligence ) è relativamente comune in molti settori da anni.di Process mining
La sanità è un settore a parte. I reparti ospedalieri sono tipicamente impostati per guidare l’eccellenza clinica all’interno della loro area di servizio, assicurando che obiettivi, misure di performance e processi siano tutti allineati. Tuttavia, per fornire le migliori cure ai pazienti è necessario che più reparti operino in armonia, ma spesso i singoli team hanno una visibilità limitata sui processi o sulle pressioni al di fuori della loro area specifica. Di conseguenza, flussi non ottimali in un reparto possono avere un impatto a valle sul flusso di un altro reparto.
Così, ad esempio, una volta che un operatore dispone un ordine di ricovero per un paziente del Pronto Soccorso, quel paziente deve essere trasferito in un’unità di degenza il più rapidamente possibile. Tuttavia, la visibilità del processo di posizionamento del paziente, della pulizia del letto, della disponibilità di risorse per il trasporto e infine del trasferimento del paziente è scarsa o nulla. L’operatore può solo vedere un numero sempre maggiore di pazienti pronti per il ricovero in ospedale che si accumulano nel PS, mentre altri team, come quelli coinvolti nel trasferimento, possono non essere a conoscenza dei pazienti in arretrato nel PS.
Inoltre, l’assistenza sanitaria è stata tradizionalmente più lenta ad abbracciare le nuove tecnologie rispetto ad altri settori. Le cartelle cliniche digitali sono famose per la mancanza di interoperabilità con altri sistemi di registrazione. Per le organizzazioni che utilizzano i sistemi per generare informazioni, questi problemi si manifestano sotto forma di analisi slegate da singoli sistemi e da singoli punti di dati/KPI. All’interno di un reparto, in genere non si riesce a capire come i processi operino in parallelo tra loro (ad esempio, laboratorio, medicazioni e radiologia). Le informazioni disponibili spesso non rivelano la causa principale dei problemi o dei colli di bottiglia. Di conseguenza, i dati sono diventati più un fardello da superare che una risorsa strategica che migliora l’efficacia operativa e migliora il percorso del paziente.
Il risultato finale? Per i fornitori, si tratta di una mancanza di visione complessiva degli impatti a monte e a valle sul flusso dei pazienti e di opportunità mancate per ottimizzare l’allocazione delle risorse e ridurre i costi. Per i pazienti, si tratta di ritardi inutili e di non esperienze ottimali. Sia per i fornitori che per i pazienti, questa mancanza di comprensione e supervisione può avere un impattosui risultati clinici.
Tutto questo viene affrontato dalla Process Intelligence.
Process Intelligence: Abbattere i silos, migliorare il percorso del paziente
“Quando i dirigenti sanitari vedono l’impatto che la Process Intelligence può avere – soprattutto quando viene applicata ai loro dati in tempo reale – restano sorpresi. Ogni occasione per individuare inefficienze nei processi e ottimizzare l'allocazione delle risorse è un'opportunità per migliorare l’esperienza dei pazienti e i risultati clinici. Dunque, infinite possibilità, che prima dell’introduzione della Process Intelligence sono rimaste nascoste e oggi possono generare valore trasformativo a beneficio dei pazienti e del business” dichiara Andrea Carboni, Country Leader Celonis Italia.
Come funziona la Process Intelligence?
La Process Intelligence fornisce uno strato connettivo tra i team ospedalieri, la tecnologia, i pazienti e i processi. Mostra come funzionano le cose, dove e come potrebbero funzionare meglio e come i team possono sfruttare le opportunità di miglioramento.
Inizia prendendo i dati dall’EMR e da altre fonti dell’ecosistema di un’azienda sanitaria (ad esempio Teletracker, Pyxis, ERP, ecc.) e li combina con il contesto aziendale unico in cui opera l’organizzazione (ad esempio, KPI e metriche, benchmark di settore, modelli di processo, obiettivi e altro ancora) per creare un gemello digitale dell’organizzazione, vivo e in movimento, indipendente dal sistema. Questa rappresentazione digitale illustra le prestazioni operative, individua i colli di bottiglia dei processi, definisce le interdipendenze tra i diversi team dell’ospedale e mostra il loro impatto sulle metriche di cura del paziente, come il tempo di arrivo all’accoglienza, il tempo “door-to-doc”, la durata media della degenza o il tempo di imbarco in ED.
In breve, la Process Intelligence aiuta le organizzazioni sanitarie ad abbattere i silos dipartimentali e a scoprire modi nascosti per migliorare l’assistenza e l’esperienza dei pazienti.
Un cliente di un sistema sanitario integrato, ad esempio, utilizza la piattaforma Celonis Process Intelligence per visualizzare e analizzare i percorsi dei pazienti nel reparto di emergenza. Grazie alla Process Intelligence, i dati provenienti da vari sistemi, tra cui l’EMR (Electronic Medical Record) e gli strumenti di identificazione in tempo reale, forniscono una chiara visualizzazione delle attività che coinvolgono i pazienti, il personale e le attrezzature nell’erogazione delle cure. La maggiore osservabilità e granularità dei processi ha permesso al cliente di esplorare con flessibilità diversi casi d’uso, tutti finalizzati a migliorare la produttività dei pazienti.
Per esempio, hanno analizzato il modo in cui gli esami di laboratorio e gli ordini di farmaci incidono sui tempi di attraversamento dei pazienti e hanno sfruttato le conoscenze acquisite per ottimizzare i set di ordini dei fornitori. Hanno anche esaminato il percorso del paziente da più punti di vista, come quello del personale infermieristico, per identificare le opportunità di efficienza per il personale tra il tempo trascorso con i pazienti. Inoltre, il cliente riceve report automatici giornalieri e settimanali che riassumono i principali colli di bottiglia e il loro impatto sulle prestazioni di throughput. Questi report offrono ai principali stakeholder di visibilità sulle prestazioni dei processi, assicurano un monitoraggio continuo da parte degli utenti aziendali e svolgono un ruolo cruciale nel sostenere i miglioramenti attraverso un approccio al miglioramento basato sui processi.
“Grazie alla Process Intelligence, i responsabili delle strutture sanitarie possono monitorare e gestire con precisione i colli di bottiglia lungo l’intero percorso del paziente, coinvolgendo ogni team e reparto. Celonis fornisce un approccio data-driven all’ottimizzazione dei processi, consentendo ai team di miglioramento delle performance di individuare in modo scalabile le inefficienze sistemiche negli ospedali. Questo permette di intervenire con azioni mirate e riprogettare i flussi di lavoro per garantire una maggiore efficienza operativa e una migliore esperienza per i pazienti”.
La Process Intelligence fornisce risultati tangibili a fornitori e pazienti
Grazie a una partnership con IBM, l’implementazione della piattaforma Celonis con l’University Hospitals Coventry and Warwickshire (UHCW) NHS Trust del Regno Unito è un chiaro esempio di come la Process Intelligence apporti benefici tangibili al percorso del paziente. L’analisi dei dati dell’UHCW NHS Trust ha identificato molteplici (60-70) opportunità per migliorare il processo relativo agli appuntamenti. “C’erano molti sprechi nei processi”, ha dichiarato Daniel Hayes, Direttore delle prestazioni e dell’informatica dell’UHCW NHS Trust. “E abbiamo identificato aree di spreco che probabilmente non avremmo considerato senza il Process mining”.
Durante una prima sperimentazione con Celonis, l’UHCW NHS Trust ha visto il tasso di DNA (Did Not Attend) scendere dal 10% al 4,4% in una sola settimana. tempistiche di comunicazione dell’UHCW NHS Trust con i pazienti, in particolare tramite SMS, abbiano influito su questi DNA. Invece di inviare un messaggio 4 giorni e poi 1 giorno prima dell’appuntamento, si è passati a 14 giorni e poi a 4 giorni prima dell’appuntamento, avendo così più tempo per riempire i posti disponibili. Questo cambiamento relativamente piccolo ha portato a grandi risultati: L’analisi dei dati di processo ha evidenziato come le 1.800 cancellazioni di appuntamenti evitate per un sottogruppo di pazienti che visitano il reparto ambulatoriale.
Celonis Process Intelligence è stata impiegata anche per aiutare a gestire le liste d’attesa in modo più efficace, accoppiando gli appuntamenti laddove possibile. L’analisi dei processi ha rivelato che migliaia di pazienti erano in attesa di più di un trattamento e che nel corso di 18 mesi 53.000 si sono recati in ospedale più di una volta in cinque giorni. Raggruppando gli appuntamenti in modo che i pazienti potessero avere più appuntamenti nello stesso giorno, Celonis ha mostrato all’UHCW NHS Trust come ridurre le visite in ospedale del 53%.
“La collaborazione con Celonis ha creato un approccio più rapido ed efficace all’utilizzo dei dati e al miglioramento dell’esperienza dei pazienti”, ha dichiarato Hayes.
Grazie all’accesso, all’analisi e all’applicazione dei dati già presenti nei processi dell’UHCW NHS Trust, i pazienti hanno potuto accedere ai servizi ambulatoriali prima e con maggiore comodità, garantendo al contempo un uso ottimale delle risorse. E questo per un’organizzazione ancora nelle prime fasi di implementazione della Process Intelligence.
La Process Intelligence continua a sbloccare nuove opportunità all’interno del percorso del paziente
Continuiamo a vedere applicazioni nuove e innovative della Process Intelligence per trasformare il percorso del paziente in altri contesti di cura. All’interno della sala operatoria (OR), esistono opportunità per ottimizzare il flusso delle procedure chirurgiche analizzando i processi relativi alle operazioni di sala. Un’errata programmazione della sala operatoria può portare a ritardi nell’inizio degli interventi o alla loro conclusione anticipata. I ritardi negli orari di inizio degli interventi chirurgici creano un effetto a cascata di ritardi per gli interventi successivi o addirittura di cancellazioni.
Nel frattempo, la conclusione anticipata degli interventi chirurgici comporta uno spreco di risorse preziose per la sala operatoria e per il personale e limita l’accesso dei pazienti alle cure. Dopo l’intervento, una transizione fluida ed efficiente verso l’unità di cura post-anestesia (PACU) consente ai pazienti di iniziare la fase di recupero vitale del loro percorso di cura. Purtroppo, un passaggio inadeguato tra le équipe di cura e il personale ospedaliero, unito all’indisponibilità di letti per il PACU, può limitare il flusso della sala operatoria.
Ad esempio, un paziente clinicamente idoneo alla dimissione dalla PACU potrebbe occupare un letto più a lungo del necessario a causa di un ritardo nella consegna dei farmaci dalla farmacia per la transizione. La Process Intelligence costruisce un gemello digitale del processo chirurgico end-to-end. Visualizza tutti i processi coinvolti nell’assistenza chirurgica del paziente, compresi quelli che si svolgono in parallelo tra le unità di cura, per identificare le opportunità di programmazione della sala operatoria e i colli di bottiglia pre- e post-operatori. Vengono inoltre evidenziati i fattori che contribuiscono ai limiti di capacità che impediscono l’avvio e il completamento tempestivo delle procedure. Inoltre, analizza le informazioni chirurgiche storiche per suggerire una durata media della procedura in base al tipo di intervento e alle caratteristiche del paziente, come i dati demografici e lo stato di rischio sanitario.
In ambito ospedaliero, l’accesso tempestivo alle cure acute è fondamentale per la sopravvivenza dei pazienti. Ciò significa che un flusso non ottimale di pazienti dall’ED all’unità di degenza ha un impatto significativo sui risultati. La Process Intelligence consente ai team dei vari reparti di lavorare in modo più efficace grazie alla visibilità end-to-end dei processi di transizione delle cure. Analizza il tempo che intercorre tra ogni fase critica, dalla consultazione del Pronto Soccorso all’ordine di ricovero, alla ricerca di un posto letto e al trasporto del paziente all’unità di degenza, per rivelare le opportunità di efficienza nascoste che mettono a dura prova la capacità del Pronto Soccorso (ad esempio, i tempi di attesa) e ritardano il trattamento del paziente. Una volta che il paziente è pronto per essere dimesso, un processo di pianificazione delle dimissioni senza intoppi assicura che il paziente possa passare in sicurezza all’ambiente successivo. La Process Intelligence mette in luce i colli di bottiglia nella pianificazione delle dimissioni, come ordini di dimissione ritardati o annullati e servizi post-acuti limitati, aiutando a evitare degenze ospedaliere prolungate e liberando posti letto per i pazienti in arrivo.
“Grazie alla Process Intelligence, gli ospedali possono anticipare i colli di bottiglia, migliorare il coordinamento dell’assistenza e gestire in modo più efficace le risorse. La visione end-to-end offerta dalla nostra tecnologia consente di comprendere a fondo le interazioni tra processi paralleli, team e reparti, ottimizzando il percorso di cura del paziente e rendendo più efficiente l’intero sistema sanitario”.
Process Intelligence: aprire nuove frontiere nella sanità
La Process Intelligence è in grado di aprire una nuova frontiera nella cura del paziente end-to-end. È un modo nuovo di guardare ai dati e di trasformare le operazioni per sbloccare tutto il valore nascosto nei processi. Ogni punto di contatto sanitario è un’altra tappa del percorso del paziente, un altro nodo di un’enorme rete di processi interconnessi e interdipendenti. Ogni fase e ogni nodo possono ora essere rilevati, analizzati e migliorati utilizzando dati oggettivi e in tempo reale.
Questo non solo può offrire vantaggi tangibili all’efficacia operativa, ma consente anche ai fornitori di servizi sanitari di risolvere nuovi problemi di processo che rischiano di compromettere i risultati o le esperienze dei pazienti.
